Neo-FraisConçu au Québec pour les OBNL
La gestion des dépenses de votre organisme, sans casse-tête.
Les autorisations de dépense, les remboursements et les frais de déplacement au même endroit — avec les taxes et les per diem déjà à la bonne place. Gratuit pour les organismes de 5 employés ou moins.
Une personne vérifie chaque demande d'accès — comptez quelques jours ouvrables.
Le problème, dans nos mots
Relancer la même personne trois fois pour un reçu, ce n'est pas de la gestion.
C'est pourtant ce à quoi ressemble la gestion des dépenses dans la plupart des organismes : un tableur qu'il faut refaire, des reçus perdus dans une boîte de courriel, et une reddition de comptes qui devient un sprint de dernière minute.
Trois choses à demander
Tout ce qu'un organisme a besoin de gérer, et rien de plus
Trois modules, un seul endroit : la demande, l'approbation et le remboursement restent toujours reliés.
Autorisation préalable
Faire approuver une dépense avant de l'engager. On liste les articles prévus, avec quantité et prix unitaire — le total se calcule tout seul.
C'est la pièce maîtresse : toute demande de remboursement ou de déplacement s'y rattache.
Remboursement
Déclarer une dépense déjà payée. Chaque ligne exige au moins une pièce justificative — un reçu sans photo n'en est pas un.
Vous pouvez photographier le reçu et laisser l'application préremplir la ligne à votre place.
Déplacement
Un seul rapport qui regroupe trois types de frais : les justificatifs (hôtel, transport), les repas au per diem, et le kilométrage.
Les barèmes de repas hors Québec se mettent à jour chaque nuit sur ceux du gouvernement du Canada.
Et le circuit d'approbation dans tout ça ?
Vous écrivez des règles simples — « au-delà de 500 $, deux approbateurs », « à l'étranger, trois » — et l'application s'occupe du reste. Les approbateurs travaillent en parallèle, jamais en cascade : une absence ne bloque pas tout le monde. Voir le parcours complet.
Ce qui distingue vraiment l'outil
Cinq détails qui font la différence
Rien d'inventé : c'est le comportement réel de l'application, vérifiable ligne par ligne.
Les per diem officiels, tenus à jour tout seuls
Chaque nuit, l'application relit les taux de repas du gouvernement du Canada et les convertit en dollars canadiens au taux de la Banque du Canada. Le montant d'origine, la devise, le taux et la date sont conservés : n'importe qui peut refaire le calcul.
Les taxes ventilées sur chaque ligne
TPS, TVQ, TVH et autres taxes sont saisies sur chaque ligne — y compris les per diem et le kilométrage. Elles ne sont jamais recalculées à partir du total : c'est ce qui figure sur le reçu qui fait foi.
Photographier le reçu plutôt que tout retaper
Une photo suffit à produire une ligne complète, prête à soumettre. Chaque champ prérempli est marqué « à vérifier » avant d'être ajouté.
Approuver depuis son courriel
Le vrai frein dans un OBNL, ce n'est pas la saisie : c'est l'approbateur bénévole qui n'ouvrira jamais une application de plus. Il décide depuis son téléphone, en deux clics, sans compte à créer.
Le remboursement correspond à ce qui a été débité
En devise étrangère, la banque applique son propre taux, avec sa marge. Plutôt que de deviner, l'application demande le montant réellement débité du compte — pour ne jamais sous-rembourser une personne qui a avancé l'argent de sa poche.
Convertir au taux officiel aurait été plus simple à coder. Ça aurait aussi sous-remboursé les employés à chaque fois que la banque facture plus cher. Un OBNL, dont les employés avancent souvent de leur poche, comprend tout de suite pourquoi ce choix compte.
Pour qui c'est fait
Trois personnes très différentes, une seule application
Choisissez votre rôle : on ne vous dit pas la même chose selon que vous dirigez l'organisme, que vous en tenez les comptes, ou que vous voulez juste envoyer un reçu.
Vous portez tout l'organisme
Un problème réglé, sans alourdir votre budget
Vous êtes souvent seule à porter l'administration en plus de la mission. Vous n'avez pas besoin d'un outil de plus à gérer — vous avez besoin que celui-ci règle un vrai problème, sans y laisser une part importante du budget.
Le problème que ça règle
Fini les reçus qui traînent dans une boîte de courriel, les relances répétées pour un justificatif manquant et le tableur qu'il faut refaire à chaque fin d'exercice. Les demandes, les approbations et les remboursements vivent au même endroit, du premier au dernier dollar.
Un prix qui reste raisonnable
Gratuit pour les organismes de 1 à 5 employés, sans limite de durée et sans carte de crédit. Au-delà, les plans payants partent à 59 $ par mois et donnent accès à toutes les fonctionnalités — rien n'est réservé aux plus gros organismes. Le prix est affiché sur le site, pas caché derrière un formulaire.
Plus simple pour tout le monde, pas seulement pour vous
Les membres de votre conseil d'administration et vos bénévoles qui approuvent une dépense n'ont même pas besoin de se connecter : ils décident depuis leur courriel, en deux clics. Personne n'a un nouvel outil à apprendre.
Une organisation plus facile à rendre des comptes
Chaque dépense est rattachée à un projet, chaque décision garde une trace — qui, quand, pourquoi. Quand votre conseil d'administration ou un bailleur de fonds pose une question, vous avez la réponse en quelques clics plutôt qu'en fouillant des courriels.
Vous n'avez pas à devenir spécialiste en logiciels de gestion. Neo-Frais est conçu pour qu'une seule personne — vous — puisse le mettre en place en une heure et laisser le reste de l'équipe l'utiliser sans formation.
Le prix, tout de suite
Gratuit jusqu'à 5 employés. Ensuite, à partir de 59 $.
Le prix suit la taille de votre organisme, pas le nombre de comptes ni le volume de demandes : toutes les fonctionnalités sont incluses, à tous les paliers payants.
Questions fréquentes
Ce que les gens demandent le plus souvent
Oui. Le plan Gratuit convient aux organismes de 1 à 5 employés, sans limite de durée et sans carte de crédit. Au-delà de 5 employés, les paliers payants commencent à 59 $ par mois et donnent accès aux mêmes fonctionnalités.
Généralement quelques jours ouvrables. Une personne examine chaque demande d'ouverture, et un courriel part dès qu'elle est traitée.
Chaque organisation est vérifiée avant d'être créée. C'est ce qui garantit qu'aucun organisme fictif ne partage la plateforme avec le vôtre.
Non. Neo-Frais fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Vous pouvez aussi l'ajouter à l'écran d'accueil de votre téléphone, comme une application.
Ce que vos règles décident : de zéro, si l'autorisation préalable liée couvre déjà la dépense, jusqu'à cinq.
Oui. On inscrit le montant réellement débité du compte, et le montant en devise d'origine est conservé à côté. Il n'y a pas de conversion automatique au taux officiel — c'est un choix délibéré, pour ne jamais sous-rembourser une personne.
Pas pour l'instant. L'échange se fait par export CSV et par PDF envoyé automatiquement à votre service comptable dès qu'une demande est approuvée.